KVKK

PROFEN İLETİŞİM TEKNOLOJİLERİ VE HİZ. SAN. TİC. A.Ş. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI, İŞLENMESİ POLİTİKASI ve BİLGİ FORMU

Doküman İsmi: Profen İletişim Teknolojileri ve Hiz. San. Tic. A.Ş.  Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası

Hedef Kitle: Profen İletişim Teknolojileri ve Hiz. San. Tic. A.Ş. tarafından kişisel verileri işlenen PROFEN İletişim Teknolojileri ve Hiz. San. Tic. A.Ş. çalışanları dışındaki tüm gerçek kişiler

Hazırlayan: Profen İletişim Teknolojileri ve Hiz. San. Tic. A.Ş. Hukuk Departmanı

Versiyon: V.1.0.

Onaylayan: Profen İletişim Teknolojileri ve Hiz. San. Tic. A.Ş. Hukuk Departmanı tarafından onaylanmıştır.

Yürürlük Tarihi: 24.09.2020

Politikanın hazırlanmış olduğu Türkçe dilindeki hali ile herhangi bir çeviri hali arasında bir uyuşmazlık çıktığı hallerde, Türkçe metni dikkate alınmalıdır.

© Profen İletişim Teknolojileri ve Hiz. San. Tic. A.Ş. 2020

İşbu belge Profen İletişim Teknolojileri ve Hiz. San. Tic. A.Ş.’ nin yazılı izni olmaksızın çoğaltılıp dağıtılamaz.

İÇİNDEKİLER

GİRİŞ. 5

1. TANIM VE KISALTMALAR.. 5
2. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER.. 6

2.1. HUKUKA VE DÜRÜSTLÜK KURALLARINA UYUM… 6

2.2. DOĞRULUK VE GÜNCELLİK.. 6

2.3. BELİRLİ, AÇIK VE MEŞRU AMAÇLAR İÇİN İŞLEME.. 6

2.4. İŞLENDİKLERİ AMAÇLA BAĞLANTILI, SINIRLI VE ÖLÇÜLÜ OLMA.. 6

2.5. İLGİLİ MEVZUATTA ÖNGÖRÜLEN VEYA İLGİLİ AMAÇ İÇİN GEREKLİ OLAN SÜRE KADAR MUHAFAZA EDİLME.. 6

3. ŞİRKET TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI. 7
4. ŞİRKET TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI. 9

4.1. AKTARIMA İLİŞKİN GENEL ŞARTLAR.. 9

4.2. YURTDIŞINA AKTARIM… 9

4.3. ŞİRKET TARAFINDAN AKTARIM YAPILAN TARAFLAR.. 10

5. ŞİRKET TARAFINDAN İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER.. 10
6. ŞİRKET TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ USULÜ.. 10
7. ŞİRKET TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİNİN TESPİTİ. 10
8. VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI. 11

8.1. VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI. 11

8.2. VERİ SAHİPLERİ TARAFINDAN HAKLARIN KULLANILMASI. 12

9. ŞİRKET TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI. 12

EK-1: VERİ KATEGORİLERİ. 14

EK 2 – KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİ 0

EK 3 – ŞİRKETİMİZ TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILDIĞI ÜÇÜNCÜ KİŞİLER VE AKTARILMA AMAÇLARI. 2

GİRİŞ

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) 7 Nisan 2016 tarihinde yürürlüğe girmiş olup “kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişi” lere ilişkin her türlü bilginin işlenmesine ilişkin düzenlemeleri içermektedir.

Kişisel verilerin korunması, Profen İletişim Teknolojileri ve Hiz. San. Tic. A.Ş. (“PİT” veya “Şirket”) için en önemli öncelikler arasında olup, bu kapsamda yürürlükte bulunan tüm mevzuata uygun davranmak için azami gayret gösterilmektedir. İşbu Profen İletişim Teknolojileri ve Hiz. San. Tic. A.Ş. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”) çerçevesinde Şirketimiz tarafından gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetlerinin yürütülmesinde benimsenen ilkeler ve Şirketimizin veri işleme faaliyetlerinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (“Kanun”) yer alan düzenlemelere uyumu bakımından benimsenen temel prensipler açıklanmakta ve böylelikle Şirketimiz, kişisel veri sahiplerini bilgilendirerek gerekli şeffaflığı sağlamaktadır. Bu kapsamdaki sorumluluğumuzun tam bilinci ile kişisel verileriniz işbu Politika kapsamında işlenmekte ve korunmaktadır. Söz konusu kişisel veri sahiplerine ilişkin detaylı bilgilere işbu Politika’ nın Ek-2 (“Ek 2- Kişisel Veri Sahipleri”) dokümanından ulaşılması mümkündür.

Bu Politika, değişen şartlara ve mevzuata uyum sağlamak amacıyla zaman zaman güncellenebilecektir.

1. TANIM VE KISALTMALAR

Açık Rıza	Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza
Anonim Hâle Getirme	Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi
İlgili Kişi	Kişisel verisi işlenen gerçek kişi (Politika’ da “veri sahibi” şeklinde ifade edilmektedir)
Kanun	7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’ de yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
Kişisel Veri	Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi
Kişisel Veri Sahibi	Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
Kişisel Verilerin İşlenmesi	Kişisel verilerin kısmen veya tamamen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Özel Nitelikli Kişisel Veri	Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler.
Veri Kayıt Sistemi	Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistem
Veri Sorumlusu	Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi

 

2. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER

Kanun’un 4. maddesi uyarınca veri sorumlusu konumundaki Şirket, kişisel verilerin işlenmesinde aşağıdaki ilkelere uygun hareket etmektedir.

• Hukuka ve Dürüstlük Kurallarına Uyum

Kişisel veriler, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun bir şekilde işlenmektedir. Bu doğrultuda veri sorumlusu olarak Şirket, her türlü kişisel veri işleme süreçlerinde yürürlükte bulunan mevzuata uygun hareket etmekte ve dürüstlük kurallarına uymaktadır.

• Doğruluk ve Güncellik

Veri sorumluları, işledikleri kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamak üzere gerekli süreçleri kurgulamalıdır. Bu doğrultuda Şirket, veri sahiplerinin verilerini güncellemesi için olanak sağlamakta ve verilerin veri tabanlarına doğru bir şekilde aktarımını temin için gerekli önlemleri almaktadır.

• Belirli, Açık ve Meşru Amaçlar İçin İşleme

Veri sorumluları, Kanun kapsamındaki aydınlatma yükümlülükleri doğrultusunda veri sahiplerini kişisel verilerin işlenme amaçları ile ilgili bilgilendirmekle yükümlüdür. Bu doğrultuda veri sorumlusu konumundaki Şirket, veri işleme faaliyetlerini belirli ve meşru amaçlarla sınırlı tutmakta ve söz konusu amaçlara ilişkin olarak veri sahiplerini aydınlatma metinleri kapsamında açık bir şekilde bilgilendirmektedir.

• İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

Şirket tarafından kişisel veriler, temin edildikleri sırada veri sahibine bildirilen amaç için gerektiği ölçüde, bu amaçla bağlantılı ve sınırlı olarak işlenmektedir.

• İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İlgili Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Edilme

Veriler, yürürlükte bulunan mevzuat kapsamında belli bir süre belirlendiği takdirde bu süre boyunca muhafaza edilmektedir. Mevzuatta bu şekilde bir süre belirlenmediği takdirde ise veri kullanım amacı ve şirket prosedürleri göz önünde tutularak makul saklama süreleri belirlenmekte ve veriler bu süre ile sınırlı şekilde saklanmaktadır. Bahsi geçen sürelerin sona ermesini takiben ise veriler, şirket prosedürleri doğrultusunda silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

3. ŞİRKET TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

Kanun’un 5 ve 6. maddeleri, kişisel verilerin ve özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesine yönelik şartları ortaya koymaktadır. Özel nitelikli kişisel veriler, Kanun’da sınırlı bir şekilde sayılmış olup; kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerini içermektedir. Kanun’un 5. maddesi özel nitelikli olmayan kişisel verilerin işlenme şartlarını belirlerken, özel nitelikli verilerin işlenme şartları 6. maddede düzenlenmiştir.

Bahsi geçen maddelere göre özel nitelikli olmayan kişisel veriler aşağıdaki hallerde işlenebilecektir:

• Veri sahibinin açık rızasının bulunması.
• Veri işlemenin kanunlarda açıkça öngörülmesi.
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için ilgili verilerin işlenmesinin zorunlu olması.
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için veri işlemenin zorunlu olması.
• Kişisel verilerin ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması

Özel nitelikli kişisel veriler ise, aşağıda öngörülen şartlara tabi şekilde işlenebilecektir:

• Veri sahibinin açık rızasının bulunması.
• Sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler dışındaki özel nitelikli kişisel veriler (kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri) açısından işlemenin kanunlarda öngörülmesi.
• Sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler açısından kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbı teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesi.

Bu kapsamda Şirket tarafından Ek-1’de belirtilen kategorilerde yer alan gerçek kişilere ilişkin kişisel veriler aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

• Acil durum süreçlerinin yürütülmesi
• Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi
• Çalışan adayı/ Stajyer/ Öğrenci seçme ve yerleştirme süreçlerinin yürütülmesi
• Çalışan adaylarının başvuru süreçlerinin yürütülmesi
• Çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi
• Çalışanlar için yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi
• Denetim/ Etik faaliyetlerinin yürütülmesi
• Eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi
• Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi
• Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi
• Fiziksel mekân güvenliğinin temini
• Görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi
• Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi
• İç denetim/Soruşturma/İstihbarat Faaliyetlerinin yürütülmesi
• İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi
• İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması
• İş faaliyetlerinin yürütülmesi/denetlenmesi
• İş sağlığı/güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi
• İş süreçlerinin iyileştirilmesine yönelik önerilerin alınması ve değerlendirilmesi
• İş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi
• Lojistik faaliyetlerinin yürütülmesi
• Mal/Hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi
• Mal/Hizmet satış sonrası destek hizmetlerinin yürütülmesi
• Mal/Hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi
• Mal/Hizmet üretim ve operasyon ve süreçlerinin yürütülmesi
• Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi
• Müşteri memnuniyetine yönelik aktivitelerin yürütülmesi
• Organizasyon ve etkinlik yönetimi
• Pazarlama analiz çalışmalarının yürütülmesi
• Reklam/Kampanya/Promosyon süreçlerinin yürütülmesi
• Risk yönetimi süreçlerinin yürütülmesi
• Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi
• Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi
• Talep/şikayetlerin takibi
• Taşınır mal ve kaynakların güvenliğinin temini
• Tedarik zinciri yönetim süreçlerinin yürütülmesi
• Ücret politikasının yürütülmesi
• Ürün/hizmetlerin pazarlama süreçlerinin yürütülmesi
• Veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini
• Yabancı personel oturma ve çalışma izin işlemleri
• Yatırım süreçlerinin yürütülmesi
• Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi
• Yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi
• Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi
• Diğer-İmza yetkilendirmesi ve bu yetkilendirmeye dayalı işlemlerin gerçekleştirilmesi
• Diğer-Kargo teslim süreçlerinin yönetimi
• Diğer-Biletleme ve konaklama işlemlerinin yapılması
• Diğer-Hukuki uyuşmazlıkların giderilmesi
• Diğer – Teydeb proje başvuru süreçlerinin yürütülmesi
• KOSGEB destek süreçlerinin yürütülmesi
• Diğer-Şirket ile ilişki içerisinde olan ilgili kişilerin hukuki, teknik ve ticari-iş güvenliğinin temin edilmesi

4. ŞİRKET TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

4.1.   Aktarıma ilişkin Genel Şartlar

Kanun’un 8. maddesi, kişisel verilerin aktarımı ile ilgili olarak verinin özel nitelikli kişisel veri olup olmadığına göre bir ayrıma gitmiştir. Bu konu ile ilgili ayrıntılı bilgiye işbu Politika’ nın Ek-3 (Ek-3 Şirketimiz Tarafından Kişisel Verilerin Aktarıldığı Üçüncü Kişiler ve Aktarılma Amaçları”) dokümanından ulaşılması mümkündür.

Bahsi geçen maddeye göre özel nitelikli olmayan kişisel veriler, yukarıda Bölüm 3’te belirtilen işleme şartlarından birinin varlığı halinde üçüncü kişilere aktarılabilecektir. Bu doğrultuda kişisel veriler;

 

• Veri sahibinin açık rızasının bulunması,
• Veri işlemenin kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için ilgili verilerin işlenmesinin zorunlu olması,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için veri işlemenin zorunlu olması,
• Kişisel verilerin ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması,

 

hallerinde Şirket tarafından tüzel kişilikleri dışındaki kişilerle paylaşılabilmektedir.

8. madde, özel nitelikli kişisel veriler açısından da Bölüm 2’de belirtilen işleme şartlarına atıf yapmış, ancak aktarım için ayrıca yeterli önlemlerin alınmış olmasını öngörmüştür. Buna göre Şirket tarafından özel nitelikli kişisel veriler,

• Sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler dışındaki özel nitelikli kişisel veriler (kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri) açısından işlemenin kanunlarda öngörülmesi ve
• Sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler açısından kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbı teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesi

amaçlarına tabi olarak, her halükarda yeterli önlemlerin alınması sonrasında üçüncü kişilerle paylaşılmaktadır.

4.2. Yurtdışına Aktarım

Şirket tarafından kişisel veriler yurtdışına;

• Veri sahibinin açık rızasının bulunması halinde veya
• Veri sahibinin açık rızası bulunmadığı ancak yukarıda belirtilen diğer şartlardan bir veya birkaçının karşılandığı hallerde;
  • Verilerin aktarıldığı ülkede yeterli koruma bulunması ve
  • Verilerin aktarıldığı ülkede yeterli koruma bulunmaması durumunda ilgili Şirket’in ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlusu ile birlikte yeterli korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun izninin alınması kaydı ile

aktarılabilmektedir.

4.3. Şirket Tarafından Aktarım Yapılan Taraflar

Yukarıdaki şartlar kapsamında Şirket tarafından kişisel veriler, aşağıdaki taraflara aktarılmaktadır:

• Şirketimizin dış kaynak kullandığı süreçlerde hizmet alımını temin amacıyla tedarikçilere.
• İş ortaklığının amaçlarının yerine getirilmesini temin amacıyla iş ortaklarına
• Hukuki yetkileri çerçevesindeki talep edilen bilgilerle sınırlı olarak hukuken yetkili kamu kuruluşları ve hukuken yetkili özel kişi veya kuruluşlara.
• Ürün hizmetlerinin ve pazarlama süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla ürün veya hizmet alıcısı ile çalışan ve yetkililerine.

5. ŞİRKET TARAFINDAN İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER

Şirketimiz nezdinde, Kanun’un 10. maddesi ve ikincil mevzuat uyarınca ilgili kişiler bilgilendirilerek, Şirketimizin kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, Kanun’un 5. ve 6. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından en az birine dayalı ve sınırlı olarak, başta kişisel verilerin işlenmesine ilişkin Kanun’un 4. maddesinde belirtilen ilkeler olmak üzere Kanun’da belirtilen genel ilkelere uygun bir şekilde kişisel veriler işlenmektedir. İşbu Politika ’da belirtilen amaçlar ve şartlar çerçevesinde, işlenen kişisel veri kategorilerine ve kategoriler hakkında detaylı bilgilere Politika’nın Ek-1 (“Ek-1- Veri Kategorileri”) dokümanından ulaşılabilecektir.

6. ŞİRKET TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ USULÜ

Şirket, Kanun’da öngörüldüğü şekilde, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişisel veri sahiplerine veri sorumlusu olarak kişisel verileri hangi amaçla işlediği, işlenen kişisel verileri kime ve hangi amaçlarla aktarabileceği, kişisel veri toplama yöntem ve hukuki sebebi ile veri sahibinin hakları konusunda bilgilendirme yapmaktadır.

Herhangi bir süreç, Kanun uyarınca açık rıza alınmasını gerekli kıldığı takdirde, Şirket tarafından yukarıda bahsi geçen bilgilendirmenin yapılması sonrasında veri sahiplerinden açık rızaları alınmaktadır.

7. ŞİRKET TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİNİN TESPİTİ

Şirket, kişisel verilerin saklanma sürelerini belirlerken yürürlükte bulunan mevzuatı ve süreç konusu verilerin işlenme amaçlarını göz önünde tutarak belirleme yapmaktadır. Şirket, saklama sürelerini her halükârda yasal yükümlülükleri ve ilgili zamanaşımı süreleri ışığında tespit etmektedir.

Veri işleme amacının ortadan kalkması halinde, verilerin tutulmasına olanak sağlayan başka bir hukuki sebep veya dayanak bulunmadığı sürece veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

8. VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI

8.1. Veri Sahiplerinin Hakları

Kanun’un 11. maddesine göre kişisel veri sahipleri veri sorumlusuna karşı aşağıdaki haklara sahiptir:

1. Kendisi ile ilgili kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme.
2. Kendisi ile ilgili kişisel veri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme.
6. İlgili mevzuatta öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme.
7. Düzeltme, silme ve yok etme talepleri neticesinde yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
8. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme.
9. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Kanun’un 28. maddesinin 2. fıkrası, veri sahiplerinin talep hakkı bulunmayan halleri sıralamış olup bu kapsamda;

1. Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,
2. İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi,
3. Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması,
4. Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması,

hallerinde verilere yönelik olarak yukarıda belirlenen haklar kullanılamayacaktır.

Kanun’un 28. maddesinin 1. fıkrasına göre ise aşağıdaki durumlarda veriler Kanun kapsamı dışında olacağından, veri sahiplerinin talepleri bu veriler bakımından da işleme alınmayacaktır:

• Kişisel verilerin, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

8.2. Veri Sahipleri Tarafından Hakların Kullanılması

Veri sahipleri, yukarıda bahsi geçen hakları kullanmak için [KVKK Başvuru Formu] linkinde yer alan “Kişisel Veri Sahibi Tarafından Veri Sorumlusuna Yapılacak Başvurulara İlişkin Form” u kullanabileceklerdir.

Başvurular, ilgili veri sahibinin kimliğini tespit edecek belgelerle birlikte, aşağıdaki yöntemlerden biri ile gerçekleştirilecektir:

• Formun doldurularak ıslak imzalı kopyasının elden veya noter aracılığı ile Darülaceze Cad., Halit Ziya Türkkan Sk, Famas Plaza, A Blok Kat.10 No.35 Şişli/ İstanbul adresine iletilmesi,
• Formun 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında düzenlenen güvenli elektronik imza ile imzalanarak profeniletisim@hs03.kep.tr adresine kayıtlı elektronik posta ile gönderilmesi veya
• Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de öngörülen bir yöntemle gerçekleştirilmesi.

Şirket, Kanun’da öngörülmüş sınırlar çerçevesinde söz konusu hakları kullanmak isteyen veri sahiplerine, yine Kanun’da öngörülen şekilde azami otuz gün içerisinde cevap vermektedir. Kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.

Veri sahibi başvuruları kural olarak ücretsiz olarak işleme alınmakla birlikte, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’in 7. maddesi çerçevesinde başvuruya yazılı olarak cevap verilecekse, 10 sayfaya kadar ücret alınmayacak, 10 sayfanın üzerindeki her bir sayfa içinse 1,00.-TL ücret alınacaktır. Eğer başvuruya verilecek cevap, CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilecekse bu halde talep edilecek ücret, kayıt ortamının maliyetini geçmeyecektir.

Şirket, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir ve/veya başvuruda belirtilen hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.

9.    ŞİRKET TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI

Şirket, kişisel verilerin güvenliğini sağlamak adına yetkisiz erişim risklerini, kaza ile veri kayıplarını, verilerin kasti silinmesini veya zarar görmesini engelleyecek makul teknik ve idari önlemleri almaktadır. Bu kapsamda Şirket tarafından alınan teknik ve idari tedbirler aşağıdaki gibidir:

• Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
• Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.
• Anahtar yönetimi uygulanmaktadır.
• Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
• Bulutta depolanan kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır.
• Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
• Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
• Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
• Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
• Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
• Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
• Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
• Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
• Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
• Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
• Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
• Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
• Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
• Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
• Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
• Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
• Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
• Özel nitelikli kişisel veriler için güvenli şifreleme/ kriptografik anahtarlar kullanılmakta ve farklı birimlerce yönetilmektedir.
• Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
• Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir.
• Şifreleme yapılmaktadır.
• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.

 

Ek-1: Veri Kategorileri

VERİ KATEGORİSİ	KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU AÇIKLAMA	İLGİLİ KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU İÇERİSİNE GİREN KİŞİSEL VERİ TİPLERİ
Kimlik Verisi	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, ehliyet, nüfus cüzdanı, ikametgâh, pasaport, avukatlık kimliği, evlilik cüzdanı gibi dokümanlarda yer alan bilgiler	TCKN, pasaport no., nüfus cüzdanı seri no., ad-soyad, fotoğraf, doğum yeri, doğum tarihi, yaş, nüfusa kayıtlı olduğu yer vb.
İletişim Verisi	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, kişiyle iletişim kurulması amacıyla kullanılan bilgiler	E-mail adresi, telefon numarası, cep telefonu numarası, adres vb.
Lokasyon Verisi	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, kişilerin bulunduğu yerin lokasyonunu (konumunu) tespit eden bilgiler	Konum verisi vb.
Özlük Verisi	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, çalışanların özlük haklarının oluşmasına temel olan kişisel veriler	Kanunen özlük dosyasına girmesi gereken her türlü bilgi ve belge (örn. Maaş miktarı, SGK primleri, bordrolar vb.)
Müşteri İşlem Verisi	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişi yahut tüzel kişi müşterinin gerçek kişi temsilcisi/yetkilisine ait olduğu açıkça belirli olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, ürün ve hizmetlerimizden faydalanan müşteriler tarafından gerçekleştirilen her türlü işleme ilişkin bilgiler	Talep ve talimatlar, sipariş bilgileri, vb.
İşlem Güvenliği Verisi	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğin sağlanması için işlenen kişisel veriler	Log kayıtları, IP bilgisi, kimlik doğrulama bilgileri vb.
Finans Verisi	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, kişisel veri sahibi ile mevcut hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlar kapsamındaki kişisel veriler	Veri sahibinin yapmış olduğu işlemlerin finansal sonucunu gösteren bilgiler, kredi kartı numarası, maaş bilgisi…vb.
Görsel ve İşitsel Veri	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, kişisel veri sahibiyle ilişkilendirilen görsel ve işitsel kayıtlar	Fotoğraflar, kamera kayıtları ve ses kayıtları
Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, ilgili şirket ve veri sahibinin hukuki menfaatlerini korumak amacıyla işlenen kişisel veri sahibinin aile bireyleri ve yakınları hakkındaki bilgiler	Kişisel veri sahibinin çocukları, eşleri ile ilgili kimlik bilgisi, iletişim bilgisi ve profesyonel, eğitim bilgileri vb. bilgiler
Müşteri Bilgisi	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişi yahut tüzel kişi müşterinin gerçek kişi temsilcisi/yetkilisine ait olduğu açıkça belirli olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, ürün ve hizmetlerimizden faydalanan müşterilere ait bilgiler	Müşteri no, meslek bilgisi, vb.
Fiziksel Mekân Güvenlik Bilgisi	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, fiziksel mekâna girişte, fiziksel mekânın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler	Giriş çıkış logları, ziyaret bilgileri, kamera kayıtları, vb.
İşlem Güvenliği Bilgisi	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, Şirket ve ilgili tarafların teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğini sağlamak amacıyla işlenen kişisel veriler	Kişisel veri sahibiyle ilişkilendirilen işlem ile o kişiyi eşleştirmeye ve kişinin o işlemi yapmaya yetkili olduğunu gösteren bilgiler (örn. Internet sitesi şifre ve parola bilgileri)
Risk Yönetimi Bilgisi	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, Şirket’in ticari, teknik ve idari risklerini yönetebilmek için işlenen kişisel veriler	IP adresi, Mac ID vb. kayıtlar
Mesleki Deneyim Verisi	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, çalışanın mesleki yaşamına ve durumuna ilişkin veriler	Diploma bilgileri, gidilen kurslar, sertifikalar, yabancı dil bilgisi vb.
Sağlık Verisi	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, kişilerin sağlığına ilişkin veriler	Hastalık geçmişi, tıbbi teşhisler, kan grubu vb.
Diğer-Askerlik Durumu Verisi	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, kişilerin askerlik durumu ile ilgili veriler	Askerliğin yapılıp yapılmadığına dair veriler
Diğer-Özgeçmiş Verisi	Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, kişilerin özlük dosyası kapsamında bulunan ve özgeçmiş içeriğine bağlı olarak kişiden kişiye farklılık gösteren özgeçmiş verileri	Özgeçmiş

 

Ek 2 – Kişisel Veri Sahipleri

KİŞİSEL VERİ SAHİBİ KATEGORİSİ	AÇIKLAMASI
Çalışan	PİT’ e a bağımlı olarak iş gören tüm gerçek kişilerdir.
Çalışan Adayı	PİT’ e herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini PİT’ in incelemesine açmış olan gerçek kişilerdir.
Stajyer	PİT bünyesinde iş deneyimi kazanmak, yapılan işleri öğrenmek, mesleki bilgi ve becerilerini geliştirmek amacıyla staj yapan kişidir.
Ziyaretçi	PİT’ in sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişilerdir.
Aile Bireyleri ve Yakınları	PİT tarafından yürütülen faaliyetler çerçevesinde bu Politika kapsamında kişisel verileri işlenen veri sahiplerinin eş, çocuk ve yakınlarıdır.
Üçüncü Kişi	Bu Politika ve Profen İletişim Teknolojileri ve Hiz. San. Tic. A.Ş. Çalışanları Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası kapsamına girmeyen diğer gerçek kişilerdir. (Örn.kefil, refakatçi, eski çalışanlar)
Tedarikçi ve Tedarikçi Çalışanı/ Yetkilisi	PİT’ in ticari faaliyetlerini yürütürken, PİT’ in emir ve talimatlarına uygun olarak sözleşme temelli olarak PİT’ e hizmet sunan taraf çalışanı yetkilisi veya hissedarı olan gerçek kişilerdir.
Ürün veya Hizmet Alıcısı ve Çalışanı/ Yetkilisi	PİT’ in ticari faaliyetlerini yürütürken PİT’ in hizmet yahut ürün sunduğu taraf yetkilisi veya hissedarı olan gerçek kişilerdir.
Potansiyel Ürün veya Hizmet Alıcısı ve Çalışanı/ Yetkilisi	PİT’ in ticari faaliyetlerini yürütürken, PİT’ in gelecekte hizmet yahut ürün sunma ihtimali bulunduğu taraf çalışanı yetkilisi veya hissedarı olan gerçek kişilerdir.
İş Birliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri	PİT’ in her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu kurumlarda (iş ortağı, tedarikçi gibi, ancak bunlarla sınırlı olmaksınız) çalışan, bu kurumların hissedarları ve yetkilileri dahil olmak üzere, gerçek kişilerdir.
Şirket Hissedarı	PİT hissedarı gerçek kişilerdir.
Şirket Yetkilisi	PİT yönetim kurulu üyesi ve diğer yetkili gerçek kişilerdir.

 

Ek 3 – Şirketimiz Tarafından Kişisel Verilerin Aktarıldığı Üçüncü Kişiler ve Aktarılma Amaçları

PİT, KVKK 8. ve 9. maddelerine uygun olarak işbu Politika ile yönetilen veri sahiplerinin kişisel verilerini aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aktarılabilir:

1. PİT iş ortaklarına,
2. PİT tedarikçilerine ve tedarikçi çalışan ve yetkililerine,
3. PİT ürün veya hizmet alıcıları ile çalışan ve yetkililerine,
4. Kanunen Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına
5. Kanunen yetkili özel hukuk kişilerine.

Aktarımda bulunulan yukarıda belirtilen kişilerin kapsamı ve veri aktarım amaçları aşağıda belirtilmektedir.

VERİ AKTARIMI YAPILABİLECEK KİŞİLER	TANIMI	VERİ AKTARIM AMACI
Tedarikçi ve Tedarikçi Çalışanı/ Yetkilisi	PİT’ in ticari faaliyetlerini yürütürken PİT’ in emir ve talimatlarına uygun olarak sözleşme temelli olarak PİT’ e hizmet sunan tarafları tanımlamaktadır.	PİT’ in tedarikçiden dış kaynaklı olarak temin ettiği ve PİT’ in ticari faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin PİT’ e sunulmasını sağlamak amacıyla sınırlı olarak veri aktarılmaktadır.
Ürün veya Hizmet Alıcısı ve Çalışanı/ Yetkilisi	PİT’ in ticari faaliyetlerini yürütürken PİT’ in hizmet yahut ürün sunduğu taraf yetkilisi veya hissedarı olan gerçek kişilerdir.	PİT’ in ticari faaliyetlerinden yararlanması ve gerekli hizmetlerin PİT’ ten alınmasını sağlamak amacıyla sınırlı olarak veri aktarılmaktadır.
Kanunen Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları	İlgili mevzuat hükümlerine göre PİT’ ten bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları ifade eder.	İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak veri aktarılmaktadır.
Kanunen Yetkili Özel Hukuk Kişileri	İlgili mevzuat hükümlerine göre PİT’ ten bilgi ve belge almaya yetkili özel hukuk kişileri ifade eder.	İlgili özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak veri aktarılmaktadır.
İş Ortakları	PİT’ in ticari faaliyetlerini yürütürken bizzat veya diğer iş ortakları ile birlikte muhtelif projeler yürütmek, hizmet almak gibi amaçlarla iş ortaklığı kurduğu tarafları ifade eder. Profen Savunma ve Güvenlik Teknolojileri San. ve Tic. A.Ş. , ICT Telekomünikasyon San. Tic. A.Ş. , Profen Mühendislik San. ve Tic. Ltd. Şti. vb.	İş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesinin temin edillmesi amacıyla greenora sınırlı olarak veri aktarılmaktadır.